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Regras e gatilhos de automação de CRM

 

Regras de Automação

Uma regra de automação está vinculada a um status específico. Assim que uma entidade CRM se mover para um novo status, uma regra de automação especificada para esse status é ativada. As regras de automação podem especificar o tempo de ativação e uma ação: tarefa, notificação, e-mail, chamada ou outra ação de sua escolha.

Você pode configurar as regras de automação uma vez e a única coisa que seus agentes de vendas precisarão fazer é executar tarefas e atividades automaticamente definidas pelo sistema.

Run - este é o parâmetro chave que especifica quando a regra deve ser aplicada e a ação executada.

Imediatamente - a ação será realizada imediatamente após o registro do CRM ter mudado seu status. Se você configurar várias regras com o parâmetro "imediato" - todos serão aplicados ao mesmo tempo em que o status do registro será alterado.

In – Dentro de um intervalo de atraso antes da aplicação da regra, após o registro do CRM ter mudado de status. Esse é provavelmente o parâmetro mais popular, que ajuda a criar o processamento do registro de CRM com base em um status. Por exemplo, depois de um e-mail ser enviado para o cliente (ex. status do lead = email enviado) – retorne contato em 1 dia para saber se o cliente está interessado na proposição. Em 2 dias - para enviar outro e-mail, etc. A cadeia de ações pode consistir em múltiplas regras de automação, em que cada regra é para realizar uma determinada atividade em uma quantidade definida de tempo (minutos, horas e dias).

Before – antes da regra será aplicada ao período de tempo especificado antes da data especificada no registro de CRM (lead ou deal). Por exemplo, pode enviar um lembrete de pagamento em um dia antes da data de vencimento.

After- após a regra de automação anterior - este parâmetro ajuda a criar uma cadeia de ações lógicas, quando sua regra não deve ser ativada antes da aplicação da regra anterior. Por exemplo, você precisa ligar para o seu cliente depois que um e-mail é enviado para garantir que ele foi recebido e lido. Se o email não tiver sido enviado, a chamada não será agendada.

Tipos de regras de automação

Todas as ferramentas de automação são agrupadas em 4 categorias: para funcionários, para comunicação de clientes, publicidade, regras de automação personalizadas.

img1.png

  1. Para Empregado:
  • Alterar o status (estágio) - se o seu método de processamento principal for bastante simples, então você pode automatizá-lo ainda mais - altere o status (ou estágio) do registro (lead ou deal) automaticamente após determinada condição.
  • Mude a pessoa responsável - regra simples, que muda a pessoa responsável pelo registro de CRM.
  • Controle - a regra ajuda você a controlar o progresso do registro de CRM dentro do seu funil de vendas ou do pipeline do negócio. Por exemplo, você pode definir uma regra de que um líder pode permanecer sem atribuição (status = não atribuído) por um máximo de 3 dias. Você pode adicionar uma regra para este estado informando que o agente de vendas ainda não alterou o status do lead. Esse tipo de regra permite que você controle o status de estágio de cada registro de CRM (lead or deal) e o notificará automaticamente quando sua equipe estiver atrasada.
  • Criar usando fonte - para leads: o sistema pode criar automaticamente um negócio (dentro de pipeline selecionado), contato ou empresa usando o lead. Para negócios, orçamentos ou faturas podem ser criadas.
  • Excluir registro de CRM - regra que exclui o registro de CRM (lead ou deal) quando aplicado. Geralmente, esta regra é usada para leads não qualificadas, que são consideradas como lixo (junk).
  • Notificação - este parâmetro muito útil pode ser configurado para enviar lembretes para seus agentes de vendas avisando quais ações devem ser realizadas durante o processamento do lead. Você pode adicionar a descrição da notificação (por exemplo, o que deve ser feito nesta etapa) e configurar quem será exibido como remetente da notificação. Observe que a regra de notificação está configurada para todos os tipos de registros de CRM em geral (por exemplo, para todos os leads) - é mais conveniente deixar o destinatário = responsável. Nesse caso, o sistema identificará o usuário responsável do registro e enviará automaticamente essa notificação.
  • Elemento Modificar - a regra modificará os campos do registro CRM. Por exemplo, quando seu lead atinge o status final, ele pode ser gravado como "convertido". O número de condições que você pode adicionar é ilimitado.
  • Programe uma chamada - a regra agendará automaticamente uma chamada e notificará seu agente de vendas que ele ou ela precisa chamar o cliente.
  • Programe uma reunião - a regra agenda automaticamente uma reunião, adiciona-a às atividades do agente de vendas e ao seu calendário pessoal. Isso facilita o planejamento dos agentes de vendas, permitindo que eles simplesmente executem atividades listadas no sistema sem ter medo de esquecer algo.
  • Tarefa - a regra criará automaticamente uma tarefa para o usuário.
  1. Para comunicação com clientes:
  • Robocall - chamada telefônica que usa um discador automático informatizado para enviar uma mensagem pré-gravada, como se fosse de um robô.
  • Abrir mensagem Canal – Reabre a comunicação pelo canal aberto, com este lead ou contato.
  • Enviar SMS - o sistema envia um SMS para o cliente (com texto pré-designado) através do provedor selecionado.
  • Enviar mensagem - esta regra envia emails automaticamente para seus clientes. Basta adicionar o título e o texto da mensagem.
  1. Publicidade: São regras que enviam automaticamente dados do cliente para os públicos-alvo e as listas de remarketing em várias redes publicitárias. Observe que esta regra apenas envia as informações sobre o cliente (e-mail ou telefone). Você deve ter o anúncio configurado na plataforma de publicidade selecionada primeiro. Você precisará adicionar detalhes da autorização da rede de publicidade à página de configurações da regra Bitrix24 e configurar outros parâmetros disponíveis.
  1. Regras de automação personalizadas
  • Adicione uma mensagem ao fluxo de atividades - outra forma de notificar sua equipe de vendas sobre as ações que devem executar em seguida, mas desta vez a mensagem é adicionada ao fluxo de atividades, o que dá a possibilidade de iniciar a discussão e comentar a notificação. O tempo e os destinatários são configurados nas configurações da regra.
  • Webhook - esta regra ajuda a enviar dados para qualquer outro sistema. Ver  https://www.bitrix24.com/about/blogs/updates/fast-bitrix24-integration-webhook-street-magic.php (em Inglês)
  • Aplicativos24 - esta opção é redirecionada para a página de apps do Marketplace onde você pode adicionar o CRM bot.

Gatilhos

Triggers - ações do lado do cliente que causarão o processamento. Quando um gatilho dispara, o registro de CRM será levado ao status exigido, o que, por sua vez, ativará as regras de automação apropriadas.

Os gatilhos não respeitam os status anteriores em que um registro de CRM poderia estar. Mover um registro de CRM para um status mais alto não ativará os gatilhos anexados aos status mais baixos, mesmo que nunca tenham sido ativados para um registro de CRM atual.

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Os seguintes gatilhos estão disponíveis no momento:

Como funciona

Primeiro, adicione um gatilho em estágio particular (status) e configure o que deve acontecer para o gatilho reagir.

Por exemplo, quando você recebe um novo lead, o objetivo do seu agente de vendas é fazer com que esse registro principal seja registrado para um evento (o formulário web de CRM é feito para este evento). Assim que o lead aparecer no seu CRM, as regras de automação configuradas movem esse lead entre os status no funil de vendas. Pode acontecer de o cliente preencher o formulário web de CRM do evento no primeiro status no funil de vendas. O que então? Neste caso, as regras de automação que devem ser aplicadas em outros estados tornam-se excessivas, pois seu objetivo foi preenchido. Aqui é quando você precisa de gatilhos. Você pode adicionar trigger = "submissão do formulário CRM" para o status final do lead. Assim que os clientes preenchem o formulário CRM do evento, o gatilho reage e move seu lead para o status final. Neste caso, as regras de automação para o "entre status" não serão ativadas.

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As opções de Automação de Marketing estão disponíveis para os assinantes do Plano Bitrix24 Plus (somente leads), do Plano Standard e Professional (leads, negócios). Observe que a opção Editar em fluxo de trabalho para regras de automação está disponível somente para assinantes do plano de Bitrix24 Professional.

Fonte: CRM Automation Rules And Triggers

https://helpdesk.bitrix24.com/open/4781101/

 

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